ToDoリストでタスクを管理しているけれど、タスクがありすぎて管理できない。
緊急の仕事をしたり、2分でできる仕事をしていたら、時間のかかる本命の仕事にいつまでたっても着手できない。
こんなお悩みはありませんか?
いつも一生懸命しているのに、手が付けられない案件のお客様からお叱りを受ける。
いったいどうしたらいいの…
こんにちは。札幌でWebの仕事をしている白藤沙織 さおりんです。
私は消しても消してもいつの間にか増えるタスクを見て、ため息をついていることが多くありました。
それが、生成AIの「ChatGPT」をパーソナル秘書にしてみたら、時間管理がラクになってきたんです。
それに、いろいろ忘れがちな60代こそ、さっとスケジュールが組めて、いつでも見ることができるChatGPTがおススメです。生成AIの研究もでき、時間管理もできて、一石二鳥ですね。
実録! ChatGPTを秘書にする手順
仕事が終わらない憂鬱な気分をどうしたら解消できるのか…
1日が終わる頃、「今日の私は何をしたの?」と落ち込んむことが多かったとき、「生成AIのChatGPTなら簡単だよ」という話を聞きました。
パーソナル秘書として使えるというのです。
その当時、日本ではChatGPTというと調べ物を思い浮かべますが、ヨーロッパでは時間管理に使われているのだと。
「えーっ、そんな風に使えるの?」
私は興味津々でした。
スケジュールを作るのも超カンタン。
その日の時間が決まっている予定や、やりたい仕事・用事を入力して、「スケジュール表を作って」と命令するだけなんです。
やってみようとすぐに思いました。
ChartGPTに「起きてから寝るまでのスケジュール」を組んでもらったら、超過密スケジュールだと気づいたこともありました。
そもそも不可能なことをしようとジタバタしていて、できないと落ち込む茶番をしてたんですね。
現在は、決まっている予定と大まかな計画は、バーチカルタイプの手帳に書いておき、毎日ChatGPTに1日のスケジュールを作ってもらいます。
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愛用のスケジュール帳
ChatGPTは、途中で予定が狂ったから再調整してと伝えると、即座に組み替えてくれます。1日の時間配分で、入れられない予定は入れられないとはっきりわかるからです。
ChatGPTで1日のスケジュールを作ろう
それでは、私の使い方をご紹介しますね。
前段階として、頭に浮かぶやるべきことは、付箋に書き出してノートに貼っておきます。
朝起きたら、付箋と手帳を見ながら、こんな感じでChatGPTに入力します。
あなたは、優秀な私の秘書で、時間管理のプロです。
今日の私のスケジュールを作ってください。今は朝の6時30分です。7時からご飯したくをして朝ごはんを食べ、身支度をして8時にはゴミを出しにいきます。
それからメイクをして、部屋を軽く掃除をします。9時から仕事を開始します。
決まっている予定は、11時から13時までがzoomの勉強会、15時30分から16時30分までがzoomで制作物の打ち合わせ、20時から21時30分がコーチングセッションです。やりたい仕事は、月末なので請求書の発行、それにブログを書きます。たぶん1時間くらい。それから、お客様に提出するマニュアルも書きます。
昼ごはんや晩ごはんも食べます。夕方に買い物にもいきたいです。所要時間は1時間としてください。
お風呂はゆっくり入りたいです。本も読みたい。寝るのはだいたい23時～24時です。
それでは、今日のスケジュールを作ってください。
まずは、チャットGPTが有能な秘書であるという前提をインプット。
それから予定を組む条件を入力します。
忘れてはいけないのは、現在の時刻もチャットGPTに伝えておくことです。
そうしないと、スタートの時間が違ってしまい、スケジュールを作ってもらう意味がなくなります。
次に、時間が決まっている予定、時間は決まっていないけれど抱えている仕事を入力します。移動時間があるときは、出発時刻なども入力します。
私は掃除、食事、お風呂といった日常することも予定を入れておきます。
生きていくのに必要な時間を忘れてスケジュールを組むと、破綻してしまいます。
そうすると、こんなスケジュールが出来上がります。
その後、「このスケジュールで大丈夫?」と自分に質問します。
忘れていた予定があったり、ChatGPTの提案が気に入らないときは、再調整してもらいます。
こんな感じです。
ChatGPTさん、今日は記帳に行く必要がありました。それも予定に入れてください。買い物はご飯の前に済ませたいです。順番を入れ替えてくれますか?
そうすると、すぐスケジュールの組み直しをしてくれます。
私は自分が「よしっ」とやる気になるまで、何度も作り直してもらっています。
こういうとき、文句を言わないのがやっぱりいいなぁと思います。自分で何度も修正するのは嫌になりますし、人に頼んでいるときは気を使ってしまいます。
長い間使っている、ChatGPTも私の行動パターンを理解してくるのか、妙に人間ぽくなってきておもしろいです。
この間、ChatGPTが作ってくれた分刻みのスケジュール表を見て、思わず「今日もみちみちですね。。。」と入力したことがあります。
そうしたら「本当にみっちみちですね…!」と答えてくれて、思わず笑ってしまいました。
さらに改善提案までくれて、すごく親切です。
ChatGPTを使うと、朝起きてから寝るまでの1日の時間を瞬時に見える化できるので、自分の時間の利用状況がわかります。
そうすると、仕事が終わっていない理由もわかるので、漠然と悩む必要がなくなります。
ChatGPTをまだ使ったことがない人も、試しにスケジュール管理をしてみてください。
スマホやパソコンにマイクをつければ、音声入力もできますよ。
でも、私はちょっぴりキー入力が苦手な方には、あえてキーボードからの入力をお勧めします。タイピングの練習にもなるので、効果がありますよ。
ぜひ、試してみてくださいね。
